SHARE
ในยุคที่ทุกอย่างขับเคลื่อนและเปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็ว การนำเทคโนโลยีที่ทันสมัยเข้ามาช่วยสนับสนุนการทำงานให้มีประสิทธิภาพและถูกต้องแม่นยำมากยิ่งขึ้นเป็นบันไดสำคัญขั้นหนึ่งของการเปลี่ยนองค์กรหรือธุรกิจให้มีความพร้อมในโลกยุคดิจิทัล (Digital Transformation)
กระบวนการทำงานอัตโนมัติ (Robotic Process Automation หรือ RPA) เป็นเทคโนโลยีที่ช่วยปรับกระบวนการทำงานให้มีความรวดเร็ว และปราศจากข้อผิดพลาด ซึ่งแนวคิดของ RPA คือการสร้างหุ่นยนต์ (Robot หรือ บอท) ขึ้นมาเพื่อช่วยการทำงานซ้ำ ๆ ที่มีข้อกำหนดตายตัว แทนการใช้แรงงานคน การสร้างบอททำได้หลายวิธีขึ้นอยู่กับความซับซ้อนของกระบวนการทำงาน โดยปกติเราจะเริ่มสร้างบอทโดยใช้ซอฟต์แวร์สำเร็จรูปบันทึกกระบวนการทำงานจากหน้าจอที่เราทำงานทีละขั้นตอน เพื่อแปลงเป็นสคริปที่บอทเข้าใจ แล้วใช้สคริปนั้นสั่งให้บอททำงานซ้ำ ๆ หรือใช้วิธีเขียนโปรแกรมสร้างบอทขึ้นมา ก็จะได้บอทที่ทำงานอย่างรวดเร็ว แม่นยำ รองรับกระบวนการทำงานที่ซับซ้อน และสามารถเชื่อมต่อกับระบบงานต่าง ๆ ภายในองค์กรตามที่ต้องการ
ประโยชน์จากการใช้ RPA
การทำงานโดยใช้คน โดยเฉพาะงานที่ต้องทำซ้ำ ๆ เป็นประจำ ย่อมมีโอกาสเกิดความผิดพลาดจากความเหนื่อยล้าของคน หรือความคุ้นชินกับงานเดิม ๆ ก็อาจทำให้เกิดความประมาท และละเลยกระบวนการทำงานบางขั้นตอนได้ การใช้บอทเข้ามาช่วยปรับกระบวนการทำงานนอกจากจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน (Efficiency) ให้รวดเร็วแล้ว ยังช่วยลดความเสี่ยงของกระบวนการทำงาน (Operational Risk) ที่เกิดจากการผิดพลาดของการทำงาน Manual ด้วยคนได้อีกด้วย
นอกจากนี้ RPA สามารถทำงานร่วมกับระบบต่าง ๆ ได้อย่างดีเยี่ยม โดยไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนระบบงานที่มีอยู่ในปัจจุบัน แถมยังช่วยผสานกระบวนการทำงานของหลายๆ ระบบเข้าด้วยกันได้ บอทยังสามารถทำงานได้ตลอดเวลา (Anytime) ไม่มีอาการเหนื่อยล้า และเมื่อต้องการขยาย Capacity ก็สามารถเพิ่มจำนวนบอทได้ทันที ประหยัดเวลาและลดขั้นตอนการสรรหา รวมทั้งการสอนงานพนักงานใหม่ ทำให้บริษัทสามารถประหยัดต้นทุนในการดำเนินธุรกิจ (Operating Cost) ขณะที่พนักงานก็จะมีเวลาเพิ่มขึ้นในการเรียนรู้ พัฒนาผลิตภัณฑ์และบริการ ใหม่ๆ เพื่อสร้างประสบการณ์ที่ดียิ่งขึ้นแก่ลูกค้า (Customer Experience)
ตัวอย่างการนำ RPA มาใช้ในองค์กร
RPA เป็นเทคโนโลยีหนึ่งที่เรานำมาใช้เพื่อช่วยยกระดับประสิทธิภาพการทำงานของหน่วยงานต่าง ๆ ให้มีความพร้อมสำหรับการเติบโตในยุคดิจิทัล บริษัทมีการกำหนดแผนกลยุทธ์ที่ชัดเจนในการพัฒนา วัดผล และประเมินการทำงานของ RPA อย่างจริงจังและต่อเนื่องมาเป็นเวลาหลายปี ตัวอย่างที่บริษัทได้นำ RPA มาปรับปรุงกระบวนการทำงานมีดังนี้
Auto-Reconciliation
การบริหารจัดการเงินลงทุนให้กับลูกค้า เมื่อผู้จัดการกองทุนตัดสินใจลงทุน และบันทึกคำสั่งในระบบจัดการกองทุน (ระบบ Front) ข้อมูลดังกล่าวต้องนำมาเปรียบเทียบกับใบยืนยันการซื้อขายหลักทรัพย์ (Confirmation) ของคู่ค้า ซึ่งในแต่ละวันจะมีรายการซื้อขายหลักทรัพย์เป็นจำนวนมาก เราจึงได้พัฒนาบอทให้รับใบ Confirmation จากคู่ค้าทุกรายทางอีเมล์ ซึ่งคู่ค้าแต่ละรายมีรูปแบบของใบ Confirmation ที่หลากหลาย ทั้งแบบ Text , ไฟล์ Excel หรือ PDF บอทจะทำหน้าที่แปลงข้อมูลให้เป็นรูปแบบที่เรากำหนด แล้วนำข้อมูลนั้นมาเปรียบเทียบกับข้อมูลที่บันทึกไว้ในระบบ Front และแจ้งผลการเปรียบเทียบให้ผู้ปฏิบัติงานทราบทันทีบนหน้าจอ รวมถึงส่งข้อมูลที่ผ่านการตรวจสอบครบถ้วนแล้ว เชื่อมต่อไปที่ระบบ Back โดยอัตโนมัติ เพื่อให้ Back Office นำไปประมวลผลและออกรายงานต่อไป ซึ่งช่วยลดเวลาการทำงาน และเพิ่มความถูกต้องแม่นยำในการเปรียบเทียบข้อมูล แทนการใช้คนตรวจข้อมูลที่มีจำนวนมากในแต่ละวัน
Document Filing
การจัดเก็บเอกสารแบบเดิม ๆ จะใช้คนพิมพ์และคัดแยกเอกสารเป็นหมวดหมู่เพื่อจัดเก็บเข้าแฟ้ม และมีการติดรายละเอียด (label) ของเอกสารไว้ที่ข้างแฟ้ม และจัดเก็บเข้าตู้ล็อคกุญแจ เมื่อต้องการใช้เอกสาร ต้องใช้เวลาในการค้นหาแฟ้ม และใช้พื้นที่ในการเก็บตู้เอกสารจำนวนมากขึ้นเรื่อย ๆ เราสามารถนำบอทมาช่วยกระบวนการข้างต้นได้ โดยบอทจะเซฟเอกสารที่ได้รับผ่านทางอีเมล์ เซฟเป็นหมวดหมู่ลงในโฟลเดอร์ตามที่เรากำหนด และจัดเก็บไว้บนพื้นที่ส่วนกลาง (Share Drive) เมื่อต้องการใช้งานก็สามารถเปิดไฟล์เอกสารในโฟลเดอร์ที่ต้องการ และยังสามารถควบคุมความปลอดภัยของข้อมูลได้ โดยกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงแต่ละโฟลเดอร์เฉพาะผู้ที่เกี่ยวข้องและมีความจำเป็นในการใช้งาน ซึ่งนอกจากจะช่วยลดเวลาในการทำงานของพนักงานแล้ว ยังช่วยเพิ่มความปลอดภัยของการเข้าถึงข้อมูล และลดภาวะโลกร้อนจากการใช้งานกระดาษจำนวนมากได้อีกด้วย
บทสรุป
องค์กรสามารถนำ RPA ไปประยุกต์ใช้กับงานได้หลากหลาย และมีส่วนสำคัญที่จะช่วยให้องค์กรประสบความสำเร็จได้เป็นอย่างดี เมื่อเรานำหุ่นยนต์มาทำงานแทนคนได้มากขึ้น สิ่งสำคัญคือ เราต้องปรับตัวเพื่อนำหน้าหุ่นยนต์ให้ได้ โดยมุ่งพัฒนาทักษะความรู้ด้านต่างๆ เรียนรู้สิ่งใหม่ๆ ตลอดเวลา อย่างไม่หยุดนิ่ง ปรับตัวและปรับเปลี่ยนวิธีการทำงานร่วมกับเทคโนโลยี เพื่อเพิ่มคุณค่าให้กับตัวเองและองค์กร
โดย คุณปิ่นสุดา ภู่วิภาดาวรรธน์
Chief Operations Officer
สายวางแผน เทคโนโลยีและปฏิบัติการ
