SHARE
จากสถานการณ์การแพร่ระบาดของไวรัส COVID-19 ตั้งแต่ต้นปีที่ผ่านมา ทำให้หลายๆ บริษัทปรับตัวด้วยการให้พนักงานทำงานจากที่บ้านได้ คำว่า Work from Home จึงเป็นศัพท์อินเทรนในยุคนี้กันเลยทีเดียว วันนี้เลยอยากมาเล่าสู่กันฟังว่า ทำไม บลจ.ไทยพาณิชย์ จึงตัดสินใจและตั้งเป้าหมายว่าเราต้องสามารถ Work from Home กันให้ได้ทุกคน ทุกฟังก์ชันงานครบ 100% และเราก็ทำได้สำเร็จ
สำหรับบริษัทที่ดูแลเงินของลูกค้าถึง 1.6 ล้านล้านบาท เป็นโจทย์ที่ท้าทายมาก เพราะวิกฤตในครั้งนี้คือโรคระบาด ไม่ใช่น้ำท่วม ไฟไหม้ หรือเกิดจลาจลเหมือนที่ผ่านมา ซึ่งเราสามารถย้ายไปทำงานกันที่ Back up site ได้ แต่วัตถุประสงค์ครั้งนี้คือ เพื่อความปลอดภัยของพนักงานทุกคนและลดการแพร่ระบาดของไวรัส COVID-19 คำตอบจึงต้องเป็น Work from Home เท่านั้น ซึ่งหัวใจสำคัญที่ทำให้บริษัทของเราประสบความสำเร็จในการ Work from Home และสามารถดำเนินธุรกิจได้อย่างต่อเนื่องมี 3 เรื่องใหญ่ ๆ คือ คน เทคโนโลยี และกระบวนการทำงาน
Mindset ของพนักงานที่เข้าใจถึงสถานการณ์ ความร่วมมือร่วมใจ การเปิดใจที่จะปรับเปลี่ยนวิธีการทำงานแบบใหม่ๆ เรียนรู้และปรับตัวได้อย่างรวดเร็ว และสำคัญที่สุดคือ ความมีวินัยในการทำงาน ความรับผิดชอบต่อตัวเองและสังคม เพื่อให้ผ่านสภาวะวิกฤตไปให้ได้ รวมทั้งทีมผู้บริหารที่เชื่อมั่นว่า การ Work from Home ไม่ได้เป็นอุปสรรคต่อการบรรลุเป้าหมายขององค์กร และพร้อมที่จะสนับสนุนด้านงบประมาณที่จำเป็น นอกจากนี้ยังมีการสื่อสารสถานการณ์ขององค์กรให้พนักงานรับทราบอย่างสม่ำเสมอ
การเตรียมความพร้อมด้านเทคโนโลยีเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งที่ช่วยให้การทำงานแบบ Work from Home เป็นไปอย่างราบรื่น ได้ผลลัพธ์ที่ยอดเยี่ยมไม่ต่างจากการทำงานที่ออฟฟิศ ทั้งในเรื่องของอุปกรณ์และระบบงานต่าง ๆ ซึ่งบริษัทเรามีนโยบายให้พนักงานใช้ Notebook กันทุกคน การมีระบบเครือข่ายที่มีศักยภาพสูงเพียงพอสำหรับรองรับการเชื่อมต่อจากภายนอกพร้อม ๆ กันจำนวนมาก และ Internet ที่ใช้เชื่อมต่อเข้ากับระบบเครือข่ายที่ต้องมีความเร็วเพียงพอในการรับส่งข้อมูล ในด้านซอฟต์แวร์ นอกจากความพร้อมของระบบที่ใช้เพื่อการดำเนินธุรกิจและให้บริการลูกค้าแล้ว การนำโปรแกรมต่าง ๆ มาช่วยเสริมให้การทำงานสะดวกรวดเร็วขึ้นก็เป็นสิ่งจำเป็น เช่น ระบบ Email Chat การโทร Online และ VDO Conference สำหรับใช้ติดต่อสื่อสาร ประชุม ทำงานร่วมกัน, ระบบรวบรวมไฟล์เอกสารและแชร์ไฟล์งานที่ใช้ร่วมกัน, ระบบการอนุมัติเอกสารต่าง ๆ เป็นต้น
ระบบการรักษาความปลอดภัยด้านเทคโนโลยีสารสนเทศที่ทันสมัยเป็นอีกเรื่องที่มีความสำคัญมาก เพื่อป้องกันภัยคุกคามและการถูกโจมตีทางไซเบอร์ที่อาจเกิดขึ้น โดยในช่วง Work from Home บริษัทได้เพิ่มมาตรการควบคุมการใช้งานระบบสารสนเทศ และมีการสื่อสารให้พนักงานทุกคนเพิ่มความตระหนัก และระมัดระวังในการใช้ทรัพยากรสารสนเทศของบริษัทมากยิ่งขึ้น
ท้ายสุดคือการมีทีมงานด้านเทคนิคที่พร้อมให้ความความช่วยเหลือและแก้ไขปัญหาด้านระบบได้อย่างรวดเร็ว ให้คำปรึกษาด้านการใช้อุปกรณ์ ซอฟต์แวร์ต่าง ๆ ที่พนักงานยังไม่มีความคุ้นชิน รวมถึงการหาโซลูชั่นเพื่อช่วยสนับสนุนการทำงานที่บ้านของพนักงานให้เป็นไปอย่างราบรื่น
การปรับกระบวนการทำงาน ให้เอื้อต่อการทำงานแบบ Work from Home เช่น ลดขั้นตอนในการส่งเอกสารให้ลงนามอนุมัติ เป็นการอนุมัติทาง Email หรือระบบ Workflow, การเซฟไฟล์เอกสารไว้ที่ส่วนกลาง ให้คนทำงานที่เกี่ยวข้องสามารถเข้าไปแก้ไขได้แบบ online แทนการส่งเป็นเอกสารให้ทบทวนแก้ไขกันไปมาหลายรอบ
นอกจากนี้ การได้รับความร่วมมือจากหน่วยงานภายนอกบริษัทในการปรับเปลี่ยนกระบวนการทำงานร่วมกันก็เป็นสิ่งจำเป็น เช่น เปลี่ยนการส่งเอกสารต่าง ๆ ให้เป็นแบบ Digital document แทนการใช้คนวิ่งส่งเอกสาร, การอนุมัติงานต่าง ๆ ระหว่างกันผ่าน Email หรือ Digital signature รวมถึงการทำธุรกรรมทางการเงินต่าง ๆ ทาง online แทนการใช้บริการที่สาขาธนาคาร เป็นต้น
การปรับเปลี่ยนกระบวนการทำงานนอกจากจะช่วยลดขั้นตอนการทำงานให้ทำงานได้รวดเร็วขึ้น ยังมีผลพลอยได้ช่วยลดการใช้กระดาษ (Paperless) ได้อีกด้วย ซึ่งเมื่อกลับไปทำงานที่ออฟฟิศได้ตามปกติ ดิฉันเชื่อว่ากระบวนการทำงานใหม่เหล่านี้ก็จะสามารถใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ เป็น New Normal ขององค์กรต่อไป
สุดท้าย การนั่งทำงานอยู่บ้านทั้งวันไม่ได้พูดคุยกับเพื่อนร่วมงานอาจทำให้พนักงานเหงา และเกิดความเครียดขึ้นได้ ดิฉันขอฝาก Tips สั้นๆ จากบทความใน Harvard Business Review ไว้ให้หัวหน้างานใช้สร้างความผูกพันในทีม และบริหารเรื่องงานกับชีวิตส่วนตัวได้ ดังนี้
จนถึงตอนนี้ บริษัทเรา Work from Home กันประมาณ 2 เดือน เราพบว่าพนักงานสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพเทียบเท่าหรือมากกว่าในสถานการณ์ปกติด้วยซ้ำ พฤติกรรมการใช้ชีวิตที่เปลี่ยนไปหลังเกิดวิกฤตในครั้งนี้ ผสานกับความก้าวหน้าของเทคโนโลยีที่ทำให้เราเข้าถึงการติดต่อได้ทุกที่ทุกเวลา เชื่อว่าการ Work from Home จะกลายเป็นความปกติในรูปแบบใหม่ (New Normal) ของการทำงานในอนาคตต่อไป
ขอให้ทุกคนมีความสุขกับการทำงานที่บ้าน รักษาตัวให้ปลอดภัย ออกกำลังกาย เสริมสร้างสุขภาพให้แข็งแรง และพูดคุยกับคนอื่นเพื่อผ่อนคลายจิตใจบ้างค่ะ
โดย คุณปิ่นสุดา ภู่วิภาดาวรรธน์
Chief Operations Officer
สายวางแผน เทคโนโลยีและปฏิบัติการ
